Відділ організаціно-кадрової роботи

З В І Т 
за результатами проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами райдержадміністрації  контролю за виконанням завдань, визначених законами України, 
постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями
Президента України та Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядчими документами голови облдержадміністрації, райдержадміністрації

від 30 листопада 2011 року смт.Народичі

Підставою для проведення Народицькою райдержадміністрацією оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами райдержадміністрації контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядчими документами голови облдержадміністрації, райдержадміністрації є постанова Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року № 522 “Про затвердження Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України” та розпорядження голови облдержадміністрації від _02.11.2011_ 2011 року № _386__ “Про проведення у 2011 році оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами облдержадміністрації та райдержадміністраціями контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України”(зі змінами), розпорядження голови райдержадміністрації від 11.11.11 № 233 «Про проведення оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами райдержадміністрації контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядчими документами голови облдержадміністрації, райдержадміністрації.

Відповідно до вищезазначеного розпорядження голови райдержадміністрації робочою групою у складі:

Кравченка Юрія Анатолійовича  – керівника апарату райдержадміністрації, керівник робочої групи; 

Сацкової Тетяни Володимирівни – виконуючої обов’язки заступника керівника апарату, начальника відділу організаційно – кадрової роботи апарату райдержадміністрації, заступника керівника робочої групи;

Корчемлюк Олени Сергіївни – начальника загального відділу апарату райдержадміністрації, секретаря робочої групи;

членів робочої групи:

Зоріної Оксани Леонідівни – начальника управління економіки райдержадміністрації;
Коцюби Віктора Івановича – головного спеціаліста з питань мобілізаційної та режимно – секретної роботи апарату райдержадміністрації;

Кравчук Людмили Іванівни – головного спеціаліста відділу організаційно – кадрової роботи апарату райдержадміністрації;

Лаврінчука Володимира Анатолійовича – головного спеціаліста – юрисконсульта апарату райдержадміністрації;

Моргулець Лариси Анатоліївни –головного спеціаліста загального відділу апарату райдержадміністрації;

Фещенко Галини Іванівни          - провідного спеціаліста загального відділу апарату райдержадміністрації,

проведено з 21 по 30 листопада 2011 року оцінку ефективності здійснення структурними підрозділами райдержадміністрації  контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядчими документами голови облдержадміністрації, райдержадміністрації у період з 1 січня 2011 року по 1 жовтня 2011 року. 

Оцінка діяльності проводилась членами робочої групи за показниками, зазначеними у додатку до Методики проведення оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядчими документами голови облдержадміністрації, райдержадміністрації затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 18 травня 2011 року № 522, з метою забезпечення високого рівня виконавської дисципліни з виконання завдань, визначених актами законодавства та дорученнями, а також надання необхідної методичної та практичної допомоги керівникам в організації контролю.

Під час проведення оцінки враховувалися аналітичні матеріали щодо стану виконавської дисципліни у структурних підрозділах райдержадміністрації  у динаміці протягом звітного періоду, звітні матеріали для розгляду на засіданнях колегії райдержадміністрації та результати планових перевірок загальним відділом райдержадміністрації, відомості, які містяться у журналах реєстрації та інші документи.

За результатами проведеної оцінки встановлено, що у період з 1 січня по 1 жовтня 2011 року райдержадміністрацією опрацьовано контрольних документів:

Верховної Ради України – 5;
актів і доручень Президента України – 33;
актів і доручень Кабінету Міністрів України –255 ;
розпоряджень голови облдержадміністрації –188 ;
розпорядження голови райдержадміністрації -105;

доручення голови райдержадміністрації -78.

У ході перевірки встановлено:

1. Переважна більшість структурних підрозділів райдержадміністрації  в цілому дотримуються:  строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядчими документами голови облдержадміністрації, райдержадміністрації;   ведення журналів – реєстрації; формування вхідної та вихідної документації  відповідно до Інструкції з діловодства;
вимог щодо: розгляду і встановлення строків виконання завдань, підготовки проектів документів, які містять інформацію про їх виконання; 
змісту, належного оформлення документів, які розробляються на виконання завдань; 
організації контролю за виконанням завдань, здійснення контролю за виконанням планів заходів із забезпечення виконання завдань, розроблення .

2. Контроль за виконанням документів у структурних підрозділах райдержадміністрації покладено, як правило, на працівника, відповідального за діловодство.  Слід відзначити, що у структурних підрозділах райдержадміністрації  вищевказані особи виконують ще  і інші функції. У зв’язку з великим потоком вхідної контрольної кореспонденції одна штатна одиниця, що здійснює контрольні функції, фактично механічно виконує більшість доручень, рішень, відволікаючись від аналітичної роботи та прогнозування, через що недостатньо аналізуються процеси і тенденції у відповідних сферах діяльності, не відслідковуються результати запровадження нормативно-правових актів з метою пошуку попереджувального впливу на стан справ.

3. Контроль за виконанням законів України, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядчими документами голови облдержадміністрації, райдержадміністрації в  структурних підрозділах райдержадміністрації здійснюється шляхом:
 - контролю за додержанням термінів, встановлених для виконання документів;

- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан виконання документа в цілому або окремих передбачених ним завдань;
- розгляду роботи  на нарадах з виконання встановлених завдань та щодо стану виконавської дисципліни.

Є ряд інших моментів, що ускладнюють процес роботи з контрольними документами у структурних підрозділах райдержадміністрації  і впливають на показники виконавської дисципліни, а саме: 
· хибне уявлення про організацію контролю як про канцелярський контроль; 
· відсутність підключення комп’ютерної техніки відповідальних за контроль до електронної мережі, що унеможливлює доступ до централізованої системи електронного діловодства ;

 · великий обсяг документообігу (зазвичай надтермінового характеру). 

4. Аналіз стану діловодства та підготовки документів у структурних підрозділах  райдержадміністрації здійснювався за такими критеріями:
-стан архівної справи;
-неможлива робота з автоматизованими системами ( відсутність коштів) ;
-якість підготовки документів відповідно до вимог українського правопису та діловодства.

За результатами проведеного аналізу стану діловодства та підготовки документів у структурних підрозділах райдержадміністрації зроблено наступні висновки:
низький рівень виявлено в підрозділах: управлінні агропромислового розвитку,  відділі у справах сім’ї, молоді та спорту, відділі культури та туризму райдержадміністрації
на достатньо високому рівні ця робота поставлена в управлінні економіки, фінансовому управлінні, управлінні праці та соціального захисту населення, архівному відділі, службі у справах дітей, , відділі з питань надзвичайних ситуацій, відділі освіти, відділі охорони здоров’я.

Стан архівної справи показав, що у всіх структурних підрозділах райдержадміністрації розроблені та затверджені номенклатури справ.

Слід зазначити,  що досі всі структурні підрозділи користуються журнальною формою реєстрації документів. В подальшому, при відповідному  державному фінансуванні структурних підрозділів райдержадміністрації  буде можливість встановити автоматизовану систему реєстрації документів , що прискорить опрацювання вхідної документації і забезпечить більш оперативний контроль за документами.

ВИСНОВОК: за результатами проведеної оцінки ефективності здійснення структурними підрозділами райдержадміністрації  контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, організація контролю у структурних підрозділах райдержадміністрації за період з 1 січня по 1 жовтня 2011 року визначається таким чином:

Структурні підрозділи райдержадміністрації

Керівник робочої групи:                   _________________Ю.А.Кравченко

Заступник керівника робочої групи           _________________Т.В.Сацкова
Секретар робочої групи                    _________________О.С.Корчемлюк

Члени робочої групи: